El método GTD para la mejora de la productividad personal

La productividad personal es un tema que preocupa bastante y que se quiere mejorar (no se tiene tanto tiempo como se gustaría), es necesario contar con algunas herramientas que nos ayuden a incrementar nuestra productividad de ahí la necesidad de usar este método GDT (Getting Things Done), es un método de gestión de actividades y/o tareas y el título del libro de David Allen el mismo que en español se ha editado con el título Organízate con eficacia.

Es por supuesto un buen lugar de partida hacia una productividad personal más eficiente, que nos permita alcanzar todas las metas que nos propongamos.

Recomendaciones.

Puede parecer complicado pero no lo es, repítelo constantemente, práctica y familiarízate con este método que a la larga te dará muchos beneficios, es un pequeño sacrificio q te llevara al éxito.

¿Qué es GTD?

Es un método para la mejora de la productividad personal, un profundo cambio de hábitos en tu organización personal cuyo objetivo es aumentar tu productividad con el mínimo de esfuerzo. Las prioridades en las tareas se asignan de manera sencilla permitiéndonos tener más tiempo para realizarlas que para organizarnos.

Se aplica un flujo de cuatro pasos que se deben seguir de forma estricta y puede aplicarse en tareas para tu trabajo y tu vida diaria (funciona bien en distintos contextos).

¿Qué necesito?

•Aprender y habituarse al método: flujo de los 4 pasos.

•Desde una libreta de notas hasta una aplicación online o bien una que pueda sincronizar (Correo electrónico, Evernote y things). No es obligatorio el usar una aplicación específica a muchos les funciona bien con una libretita de notas.

•No es el método definitivo ni la solución definitiva. Puedes usar otros métodos, técnicas y/o herramientas para apoyarte en el cumplimiento de tus tareas.

•Paciencia: no desesperes, persiste y lo conseguirás.

Los 4 pasos fundamentales

Recopilar                        Procesar                       

Organizar                        Revisar

1/Recopilar:

•Captura: ideas, tareas, recordatorios, cosas para hacer. En cuanto aparezca la idea-tarea va al inbox.

•Todo va directo a un lugar o carpeta llamada inbox.

•No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí.

2/Procesar:

•Es el momento de sacar cosa del Inbox.

•¿Requiere acción? Si requiere acción y no eres precisamente quién debe realizarla entonces debes delegarla y si la tarea es responsabilidad tuya entonces debe ser asignada a una carpeta q esta en el paso 3/.

•¿No requiere una acción? Entonces posiblemente nos proporcione alguna información importante sobre alguna otra tarea entonces debo archivarla como referencia o en caso contrario deba eliminarla.

•Aplica la regla de los 2 minutos de forma estricta. Si una tarea puede ser realizada en 2 minutos o menos entonces es mejor que sea realizada en ese mismo instante.

3/Organizar:

Hasta aquí ya tenemos las tareas listas para ser organizadas, por que al ser procesadas se han eliminado las tareas que no tenían que ver o simplemente no lo eran y solo proporcionaban información, como también se realizaron las tareas que eran cortas os encillas en su ejecución.

•Organizamos por carpetas.

Carpetas:

Próximo (Tareas que deben ser realizadas pronto)

Proyecto (Tareas que estén dentro de un proyecto)

En espera (Tareas que dependan de algo mas pueden ser otras tareas, de que alguien haga algo, de alguna fecha, etc.)

Algún día o tal vez… (Tareas que son como muy distantes, no muy importantes, pero que alguna vez me gustaría realizarlas)

4/ Revisar:

Como las tareas se van realizando según su prioridad, estas van cambiando en el tiempo y algunas que estaban en espera ya deben ser realizadas, de ahí que es muy importante seguir con el flujo y revisarlas.

•Chequea el estado de tus tareas y proyectos (siempre que puedas o una vez al día).

•Reasigna estado … o muévelas de un sitio o de una carpeta a otra.

•Proceso ágil, pero asegura el éxito del método.

Nota:

Con la práctica la asignación de tareas a las carpetas (asignación de prioridades) se vuelve algo tan automático y se realiza casi sin esfuerzo, de ahí que nos toma cada vez menos tiempo el organizarnos.