Mejora continua con las 5 Ss

En consonancia con el respeto hacia el prójimo, la sociedad japonesa valora en general el orden, la pulcritud, la responsabilidad, la calidad, la solidaridad, y el respeto por las normas y estándares establecidos. Por esta razón empresas japonesas entre ellas Toyota desarrollaron este sistema de trabajo que a lo largo de este artículo podrán conocer a mayor detalle.

¿Cuál es su DEFINICIÓN?

Puede tomarse como una filosofía de trabajo vinculada con una filosofía de vida, como también como un sistema conformado por cinco pasos, que mediante su verificación logra un mayor orden, eficiencia y disciplina en el lugar de trabajo.

Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al "Mantenimiento Integral" de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entrono de trabajo por parte de todos.

¿Para quién son las 5Ss?

Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejora continua.

Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios.

"Siempre se pueden evitar ineficiencias, evitar desplazamientos, y eliminar despilfarros de tiempo y espacio."

Ya sea en una empresa manufacturera o de servicios, en nuestros hogares, en las universidades, en cualquier lugar y tiempo, el mantenimiento del orden y la limpieza se fundamenta en un programa de actividades llamado "5 Ss". Este programa, aplicado en el ámbito de las empresas, tiene como objetivo fundamental elevar la calidad de vida en el trabajo, para lo cual utiliza como estrategia fundamental una metodología muy sencilla para crear un entorno de trabajo ordenado, limpio y seguro, en el que se facilita la realización de las tareas cotidianas, y se generan productos y servicios con calidad y bajos costos. Requiere que las personas se concentren en realizar las tareas que generan valor, eliminando de plano las que no lo agregan, como buscar las cosas que no están en su sitio, repetir un trabajo, hacer lo que no se tiene que hacer, etc.

¿Qué BENEFICIOS me traen su aplicación?

La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo.

LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS

• Manteniendo y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:
  • Menos productos defectuosos.
  • Menos averías.
  • Menor nivel de existencias o inventarios.
  • Menos accidentes.
  • Menos movimientos y traslados inútiles.
  • Menor tiempo para el cambio de herramientas.
• Mediante la Organización, el Orden y la Limpieza logramos un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos
  • Más espacio.
  • Orgullo del lugar en el que se trabaja.
  • Mejor imagen ante nuestros clientes.
  • Mayor cooperación y trabajo en equipo.
  • Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
  • Mayor conocimiento del puesto.

¿Cuál es su objetivo?

Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una mera cuestión de estética.

Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia la calidad, la productividad y la competitividad de la organización.

La aplicación de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

• Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil.
• Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.
• Mejorar el nivel de limpieza de los lugares.
• Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden.
• Fomentar los esfuerzos en este sentido.

Por otra parte, el total del sistema permite:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado).
• Reducir los gastos de tiempo y energía.
• Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios.
• Mejorar la calidad de la producción.

Debemos estar convencidos de que podemos lograrlo, ya que por más sencilla que parezca esta técnica, seguramente nos pondrá frente a la difícil situación de vencer costumbres muy arraigadas en nosotros. La recompensa es muy grande, sin ninguna duda.

Las "5S" enfatiza aspectos básicos como los siguientes: utilizar la herramienta adecuada, el lubricante indicado, la información correcta, el lugar asignado, el respeto por la hora señalada y el orden establecido, detalles que muchas veces nos parecen poco relevantes para los graves problemas que debemos afrontar a diario. Sin embargo, si descuidamos esos "pequeños detalles básicos", estamos desatendiendo las causas de muchos problemas graves que requerirán nuestra atención urgente. Por lo general, este tipo de problemas tienen las siguientes características:

• Nadie considera que le corresponda la responsabilidad total de su ocurrencia.
• La forma en que pudo evitarse es obvia y sencilla, si hubiéramos actuado a tiempo.
• Consume enormes cantidades de energía y recursos, varias veces los necesarios para evitarlos.
• Vivimos resolviéndolos continua y reiteradamente, sin darnos cuenta de que somos nosotros mismos los que los estamos ocasionando por nuestra manera de actuar.

Las "5 Ss" toman su nombre de cinco palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y

Shitsuke. Veamos qué nos indica cada uno de esos vocablos:

SEIRI – Clasificación o Selección
CLASIFICAR es reparar e identificar las cosas por clases, tipos, tamaños, categorías y frecuencia de uso.

SELECCIONAR es liberar espacio

Consiste en:

• Identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.
• No debe de haber exceso de materiales, equipos o herramientas en el lugar de trabajo.
• El exceso atrapa, causa molestias, se acaba gastando más tiempo y energía en hallar lo que se quiere.
• La clasificación se aplica a todos los aspectos del ambiente de trabajo.

Es aconsejable retirar los elementos que no utilizaremos en los próximos treinta días, pues generan gastos innecesarios de gestión, de personal, de transporte, de falta de espacio. Con base en el conocimiento del proceso, debemos clasificar los elementos y agruparlos según un común denominador: su utilidad para desarrollar el trabajo, y cuál es el tiempo de uso.

Poner en práctica el Seiri implica otorgar poder a los empleados y operarios (empowerment), para que ellos determinen cuales elementos o componentes son necesarios y cuáles no, siempre siguiendo los postulados y las normas generales dictados por la dirección.

Una función importante de esta etapa es identificar la frecuencia de excesos en inventarios de materia prima y sobreproducciones de productos en proceso y producto terminado; Ya que debido a los ingentes recursos utilizados (horas hombre, horas maquina), que se ven desperdiciados por tal motivo (manipulación de materiales, destrucción, accidentes, uso de espacios, costos financieros, seguros, pérdida de valor) se disminuye la rentabilidad y eficiencia operativa.

SEITON – Orden u Organizar

El arte de poner cada cosa en su lugar para un rápido uso "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar".

ORGANIZAR es ordenar los objetos dentro de un lugar de acuerdo a una norma o método adecuado.

Consiste en:

• Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
• Darle a cada cosa una ubicación propia, teniendo en cuenta la frecuencia de uso.
• Dar nombre a todo, así es más fácil localizar las cosas, con etiquetas estandarizadas que ayuden a identificar las cosas y su lugar.
• Se deben guardar las cosas de acuerdo a su función y con cercanía al lugar donde serán utilizados.
• Determinar los lugares de almacenamiento según el tiempo de utilización: dejar a mano lo que se utiliza diariamente, un poco más lejos lo semanal, mensual, anual, etc.
• Incluso si es necesario se deben poner avisos y señalizaciones en pasillos y/o ambientes.

SEISO – Limpieza
"Una persona limpia no es una que se pasa mucho tiempo limpiando, sino es una persona que evita ensuciar"

La limpieza es un factor común de los procesos altamente productivos, y es una tarea que exige constancia y participación de todos.

Hay que predicar con el ejemplo, y aprender a limpiar con diligencia y humildad de manera cotidiana y esmerada. La limpieza en la empresa es toda una filosofía de mejoramiento que está estrechamente ligada a los resultados. Un lugar de trabajo limpio origina:

• Un ambiente agradable que influye en la motivación de todo el personal.
• Máquinas y equipos bien mantenidos, lo que se corresponde con costos bajos de mantenimiento correctivo y bajos porcentajes de materiales defectuosos.
• La reducción de las fuentes de contaminación de materiales, lo que influye en los bajos costos por desperdicios.
• Buena visibilidad, para detectar fallas antes de que se tornen graves, lo cual influye en la buena calidad y en menores costos.
• Que el avance logrado con las dos primeras "S" se consolide y mantenga.

Se recomienda:

• Dividir el área de trabajo y asignar responsabilidades.
• Establecer: Que limpiar, Secuencia (en qué orden), Frecuencia (Cada cuanto tiempo), Profundidad, Instrumentos de limpieza, etc.
• Fijar las reglas y el objetivo de la limpieza.
• Es fundamental evitar la emanación de componentes que produzcan el enrarecimiento o contaminación del aire, pero además contar con sistemas de aireación y ventilación adecuados.

Es sinónimo de limpieza permanente del entorno de trabajo, incluidas las máquinas y las herramientas, pisos y paredes, erradicando fuentes de suciedad. En Occidente, la tercera S está asociada al término Scrub (limpiar). Hay un axioma japonés que dice: "Seiso significa verificar".

Un operador que limpia una máquina puede descubrir muchos defectos de funcionamiento. Cuando la máquina está cubierta de aceite, y polvo, es difícil identificar cualquier problema que se está originando. Al limpiarla, podemos detectar con facilidad una fuga de aceite, una grieta, tornillos flojos, etc. y solucionar estas situaciones con facilidad.

SEIKETSU – Sistematizar, Estandarizar
Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos. ESTANDARIZAR es crear condiciones para mantener el ambiente de trabajo organizado, ordenado y limpio, extender hacia nosotros mismos el concepto de pulcritud, y practicar continuamente los tres pasos anteriores. En Occidente, la cuarta S proviene del vocablo Systematize (Sistematizar), es decir, llevar a cabo una rutina de limpieza y verificación. Las personas mantienen su aspecto adecuado, utilizando ropa de trabajo limpia, lentes, guantes, barbijos y zapatos de seguridad, y hacen de la ejecución de las tres primeras S un hábito.
 

El concepto del Ciclo "Deming" o PDCA (Planificar, Hacer, Comparar y Ajustar), se incorpora a las "5S" a través del Seiketsu, que indica las tareas de evaluación y retroalimentación del proceso, paso indispensable para la mejora continua de nuestro entorno.

Existen varias maneras de evaluar el nivel de cada etapa de las 5S:

• Autoevaluación.
• Evaluación por parte de un consultor experto.
• Evaluación por parte de un superior.
• Una combinación de los tres puntos anteriores.
• Competencia entre diferentes grupos de Mejora Continua.

Se debe determinar dónde, cómo, qué y cuándo evaluar y se debe explicar a todos la necesidad de realizar la evaluación con el fin de que cada persona vaya controlando por sí misma su área, hasta llegar al autocontrol. Para realizar las evaluaciones se utilizan planillas del tipo "Hoja de verificación", confeccionada en base a los "tres principios 'sin'":

• Sin objetos innecesarios.
• Sin desorganización.
• Sin suciedad.

SHITSUKE – Disciplina

"El arte de hacer cosas correctas naturalmente".

La disciplina es algo indispensable, que aprendemos para hacer nuestras vidas más tranquilas y efectivas, sin obstáculos ni problemas.

La autodisciplina es fundamental para todo proceso de Mejora Continua.

Mejora continua, ya que podremos confiar en que las personas con autodisciplina se presentarán puntualmente a trabajar, mantendrán ambientes de trabajo limpios, ordenados y seguros, en que se respeten los estándares existentes. Un lugar de trabajo disciplinado se caracteriza porque todas las personas, comenzando por su líder, cumplen habitualmente con los aspectos siguientes:

• Respetan la puntualidad y la asistencia.
• Cuando no se ensucia más. Y cuando se ensucia, se limpia inmediatamente.
• Cumplen lo que prometen.
• Utilizan el uniforme y equipos de seguridad según las normas establecidas.
• Realizan las actividades rutinarias conforme a los estándares.
• Devuelven a su lugar los objetos que han utilizado.
• Ejecutan las auditorías del Programa "5S" conforme a lo programado.

Cuando los miembros de la empresa participan activamente y comienzan a percibir los múltiples beneficios que se originan con los mejoramientos alcanzados, son los primeros en dar la bienvenida a tales cambios.